Abmahnungen kann der Arbeitgeber aussprechen, aber auch der Arbeitnehmer. Voraussetzung ist ein konkreter Vertragsverstoß der Gegenseite, der durch die Abmahnung beanstandet wird.

Hat der Arbeitgeber eine Verhaltensweise des Arbeitnehmers, die später den Grund für die Kündigung abgeben soll, nicht vor Ausspruch der Kündigung zumindest einmal ohne Erfolg abgemahnt, dann kann er die Kündigung nicht auf dieses Verhalten stützen. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer also vor Ausspruch einer ordentlichen verhaltensbedingten die Chance geben, die beanstandete Verhaltensweise zu ändern.

Zur Abmahnung berechtigt sind auf der Seite des Arbeitgebers nicht nur diejenige Personen, die auch eine Kündigung aussprechen könnten, sondern alle Personen, die dem abgemahnten Arbeitnehmer Weisungen erteilen können.

Die Abmahnung ist die Rüge eines konkreten Fehlverhaltens, verbunden mit der Androhung vertraglicher Konsequenzen für den Fall der Wiederholung ähnlich gelagerter Pflichtverletzung. Sie geht grundsätzlich einer verhaltensbedingten ordentlichen Arbeitgeberkündigung unter vorausgesetzter Anwendung des Kündigungsschutzgesetzes (§§ 1 Abs. 1, 23 Abs. 1 KSchG), und manchmal auch einer außerordentlichen verhaltensbedingten Kündigung als milderes Mittel vor.
Die Abmahnung erfordert zu ihrer Wirksamkeit den Vorwurf einer ganz konkreten Pflichtverletzung. Nur dann ist die Abmahnung wirksam.

Die Abmahnung soll das beanstandete Verhalten tatbestandsmäßig festhalten (Dokumentationsfunktion), den Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass der Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten als vertragswidrig ansieht (Hinweisfunktion), und ihn schließlich davor warnen, dass im Wiederholungsfalle eine Gefährdung des Arbeitsverhältnisses droht (Warn- bzw. Ankündigungsfunktion).

Eine Abmahnung sollte man nicht einfach auf sich beruhen lassen. Vielmehr muss überlegt werden und wie gegen diese Abmahnung vorgegangen wird.

Wenn der Arbeitgeber die Abmahnung in diePersonalakte aufgenommen hat, kann es sinnvoll sein, eine Gegendarstellung zu verfassen und vom Arbeitgeber zu verlangen, dass er diese zur Personalakte gibt. Dieses Recht folgt aus § 83 Abs.2 BetrVG, in dem ausdrücklich geregelt ist: "Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen."

Eine solche Gegendarstellung ist immer möglich, d.h. auch dann, wenn die Abmahnung berechtigt war.

Wenn es im Betrieb einen Betriebsrat gibt, kann der von der Abmahnung betroffene Arbeitnehmer sich wegen einer unberechtigten Abmahnung beschweren. Er kann den Betriebsrat um Unterstützung und Vermittlung bitten. Dieses Recht folgt aus § 84 BetrVG.
Wenn die Abmahnung nicht berechtigt war, besteht ein Anspruch auf entfernende Abmahnung aus der Personalakte und auf Widerruf der Abmahnung. Den Anspruch auf Widerruf und Entfernung der Abmahnung kann im Wege einer arbeitsgerichtlichen Klage durchgesetzt werden. In einem solchen Verfahren muss der Arbeitgeber darlegen und beweisen, dass die Abmahnung berechtigt war.

In einem solchen Verfahren kann sich ein Arbeitnehmer immer noch auf den Standpunkt stellen, dass die Abmahnung unberechtigt war. Dieses Vorgehen bleibt also auch dann unbenommen, wenn man zunächst einmal nichts gegen die Abmahnung unternommen hat.

Der Arbeitnehmer, der gegen eine Abmahnung nicht vorgeht geht allerdings das Risiko ein, dass die Abmahnung in einem etwaigen folgenden Kündigungsschutzprozess ihm vorgehalten wird.