Die Durchführung der Kurzarbeit kann sehr unterschiedlich gestaltet werden. Das Kürzungsvolumen kann auf alle Arbeitstage der betroffenen Arbeitnehmer gleichmäßig in Anrechnung gebracht werden, was zu einer Kürzung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit führt. Es kann aber auch ein völliger Ausfall der Arbeit an einzelnen Tagen, von Schichten, Wochen oder Monaten geplant werden. Auch eine flexible Verkürzung der Arbeitszeit, die die Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten erfasst, ist zulässig.

Kurzarbeit kommt nur in Betracht, wenn nicht andere, im Einzelfall wirtschaftlich weniger schwerwiegende Entscheidungsalternativen zur Verfügung stehen, die Arbeitgeber und Arbeitnehmern zuzumuten sind (§ 170 Abs. 1 Nr. 3 mit Abs. 4 SGB III).

Folgende Maßnahmen sind daher im Vorfeld zu prüfen Personalmaßnahmen wie Versetzung von Arbeitnehmern in andere vollarbeitende Abteilungen; Anordnung von Fortbildungsmaßnahmen; Betriebsurlaub; Nutzung von im Betrieb zulässigen Arbeitszeitschwankungen; Auflösung von Arbeitszeitguthaben; Einstellungsstopp; Nichtverlängerung von Zeitverträgen; Abbau von Leiharbeit und produktionsorientierte Maßnahmen wie Rücknahme von Fremd-/Zulieferaufträgen; Produktion auf Lager; Vorziehen von Umstellungs-, Reparatur- oder Instandhaltungsarbeiten.

Als vermeidbar gilt der Arbeitsausfall, wenn er überwiegend branchenüblich oder saisonbedingt ist oder ausschließlich auf betriebsorganisatorischen Gründen beruht. Die Gewährung von Urlaub zur Vermeidung von Kurzarbeit hat, soweit dies arbeitsrechtlich zulässig ist, Vorrang.

Damit darf z. B. ein bereits im Urlaubsplan festgelegter Urlaub oder ein mit dem Betriebsrat vereinbarter Betriebsurlaub nicht wegen der geplanten Kurzarbeit verlegt werden; der Arbeitsausfall wäre dann nicht unvermeidbar. Kurzarbeitergeld würde auch dann nicht gewährt, wenn die Kurzarbeit gegen Ende eines Jahres oder im ersten Quartal eines Jahres vorgesehen ist und es der Arbeitgeber unterlassen würde, bestehende bzw. übertragene Resturlaubsansprüche festzulegen (vgl. § 7 Abs. 1 und 3 BUrlG).

Zur Vermeidung von Kurzarbeit sind Arbeitszeitguthaben aufzulösen. Das Gesetz verlangt nicht, dass eine Arbeitszeitvereinbarung eingeführt oder eine bestehende geändert wird, sondern nur, dass ggf. bestehende Vereinbarungen angewandt werden. Der Arbeitgeber hat daher darzulegen, dass alle Möglichkeiten der Flexibilisierung ausgeschöpft wurden.

Neben dem Unterrichtungsanspruch im Rahmen der Personalplanung (§ 92 BetrVG) hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Seine Entscheidungskompetenz bezieht sich auf die Fragen, ob Kurzarbeit eingeführt und wie sie durchgeführt werden soll. Damit kann der Betriebsrat unter anderem über den Zeitraum, die Verteilung auf die einzelnen Arbeitsperioden (vgl. "Gestaltungsmöglichkeiten der Kurzarbeit") und den betroffenen Personenkreis mitentscheiden.

Das Mitbestimmungsrecht besteht auch bei besonderer Eilbedürftigkeit, denn eine Ausnahme sieht das Gesetz für derartige Fälle nicht vor. Eine vom Arbeitgeber ohne Beteiligung des Betriebsrats angeordnete Kurzarbeit wäre unwirksam und würde keine Kürzung des Entgeltanspruchs bewirken.

Ist kein Betriebsrat vorhanden, so kann der Arbeitgeber die Kurzarbeit nicht einseitig aufgrund seines Direktionsrechts anordnen, sondern er muss mit allen Arbeitnehmern über die Einführung und Ausgestaltung der Kurzarbeit eine einzelvertragliche Vereinbarung treffen. Das Angebot auf Änderung des Arbeitsvertrags, das heißt auf zeitweise Kürzung der Arbeitszeit und entsprechende Reduzierung des Arbeitsentgelts, kann der Arbeitgeber mündlich, z. B. auf einer Betriebsversammlung, oder schriftlich durch persönliche Briefe oder Aushang am Schwarzen Brett unterbreiten.

Die Annahme dieses Änderungsantrags kann stillschweigend durch die Arbeitnehmer erfolgen, indem sie die vorgeschlagenen Arbeitszeitverkürzungen praktizieren. Aus Gründen der Klarheit ist jedoch eine ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer vorzuziehen. Diese kann z. B. durch Eintragen in vorbereitete Listen eingeholt werden.

Sollten einzelne Arbeitnehmer mit der Einführung der Kurzarbeit nicht einverstanden sein, so müsste der Arbeitgeber Änderungskündigungen aussprechen. Hierbei wären die jeweiligen Kündigungsfristen einzuhalten; bis zu deren Ablauf besteht Anspruch auf das ungekürzte Entgelt.